マイナンバー制度への対応について

マイナンバー制度に関し、制度の概略を含め当所の取扱いについてご説明させて頂きます。

用語の定義や意味

　まず、『マイナンバー』制度において独特の用語がありますので、特にわかりづらい用語についてご説明いたします。

(1)通知カード
　市町村長が個人番号（12桁）を本人に通知する際に送付するもので、通知カード券面には、個人番号及び基本4情報（住所、氏名、生年月日、性別）が記載されています。

(2)個人番号カード
　通知カードの交付を受けた方で、さらに希望する方は個人番号カードが取得できます。本人の申請により交付されるもので、平成28年1月以降、交付されます。カードには個人番号、基本４情報（住所、氏名、生年月日、性別）、顔写真等が記載され、本人確認書類としても利用できます。尚、従来の住民基本台帳カードの発行・交付が平成27年12月末で終了し、個人番号カードと住民基本台帳カードとを重複して持つことは出来ません。

(3)個人番号利用事務実施者
　市役所や税務署などの行政機関等を言います。

(4)個人番号関係事務実施者
　社員の源泉徴収票に『マイナンバー』を記載して行政機関等に提出するなどの事務を行う事業者（会社）や他人の『マイナンバー』を利用して事務を行う者を言います。

安全管理措置

　安全管理措置は『マイナンバー』を取り扱うすべての事業者に課されている義務となっています。漏えい、滅失又は毀損の防止その他の安全管理のため、以下の対応を検討、準備されることをお勧めいたします。

(1)組織的安全管理措置：事務取扱者及び責任者の明確化
(2)物理的安全管理措置：『マイナンバー』を取り扱う区域の管理
(3)技術的安全管理措置：情報システム（不正アクセス防止など）管理
(4)人的安全管理措置：事務取扱担当者の監督・教育

　具体的には、『マイナンバー』を取り扱う社員を選定し、研修を行い、社内的に基本方針や取扱規定を策定する必要があります。取扱事務をより具体化した業務マニュアル、業務フロー図、チエックリスト等の作成も検討してみて下さい。

社員からのマイナンバーの取得

　平成28年1月以降、社会保障関係書類にマイナンバーの記載が順次必要となってきますので、社員に利用目的を明示し本人確認をしたうえでマイナンバーを取得することになります。
参考までに社員に配布する際の個人番号利用目的通知書兼個人番号報告書のサンプルを用意しております。国民年金3号被保険者となる配偶者の委任状を兼ねた様式もご用意できますので必要な場合はご連絡ください。

マイナンバーの利用開始スケジュール

☆平成28年1月から利用開始されるもの

○社員の入退社に伴う雇用保険被保険者資格取得届・喪失届・氏名変更届の提出（ただしマイナンバーの記載がなくても通常どおり処理されます）

○労働保険関係成立届・労働保険料等申告書（法人番号の記載のみです。法人番号についてはインターネットを通じて公表され、どなたでも自由に利用できます。）

○平成28年分給与所得者の扶養控除等（異動）申告書の提出

☆それ以降、随時開始されるもの

○社員が新たに入社する際、毎回マイナンバーを収集する業務が発生

○在籍中の社員・被扶養者の個人番号については、いずれかの時期に年金事務所、健康保険組合、ハローワーク等に報告する予定のようですが今のところ明確な時期は示されておりません。決まり次第当所よりご連絡いたします。

○厚生年金や健康保険など社会保険分野においては、各種届出書、申告書の提出時に　　ついては平成29年1月からのマイナンバー利用開始が予定されています。

マイナンバーの提出を拒否する社員への対応

マイナンバー総合案内（内閣府）によると次の対応が記載されています。

「社会保障や税の決められた書類にマイナンバーを記載することは、法令で定められた義務であることを周知し、提供を求めてください。それでも提供を受けられないときは、書類の提出先の機関の指示に従ってください。」

取扱規定や就業規則の制定が必要か

【　「中小規模事業者における対応方法」における「特定個人情報等の取扱い等を明確化する」とは、（中小規模事業者に対しては）取扱規程等の策定を義務付けているものではなく、文言のとおり、取扱いを明確にしていただければよいということを意味している。また、取扱い等の明確化にあたっては、必ずしも、明文化する必要はなく、責任者や事務取扱担当者などが明確になっていれば足りる。なお、何かしらの書類において明文化することは、特定個人情報等の適正な取扱いを確保するという観点から、有益である。　】

　また、就業規則については、とくに規定の追加は必要ないという考えもありますが、取扱規程と同様に「特定個人情報に関する安全管理措置（事業者編）」は、就業規則等に「特定個人情報等についての秘密保持に関する事項」を盛り込むことを求める記載がありますので、就業規則の整備もしておいた方がよいと考えます。当所では簡易版サンプルを準備しております。
　必要な場合は、当所までご相談ください。なお、当所にて貴社の就業規則を変更して労働基準監督署に届出する場合は、別途費用が発生いたしますのでご了承ください。

当所の方針及び取扱い

①古賀労務管理事務所および豊国労働保険事務組合の位置付け

顧問先事業所様が取得した社員のマイナンバーを情報提供いただき、古賀労務管理事務所および豊国労働保険事務組合が書類を作成するにあたり、個人番号関係事務実施者として位置付けられます。

②個人番号関係事務実施者としての義務

「特定個人情報の適正取扱いに関するガイドライン」で定義されている基準を順守し、マイナンバーを管理・保有するにあたっての規定整備及び取扱者教育を実施致しました。

③マイナンバー管理ソフトの導入

当所では、基幹システムとして、株式会社エフアンドエムの 「オフィスステーションPro」を利用しております。 それに付随して、同社が運用・管理する「オフィスステーションマイナンバー」を利用することにより、マイナンバーを管理致します。これにより、社員のマイナンバーの保管及び廃棄・社員の個人マスタの保有（マイナンバーを除く）・各種届出書類の作成を行います。「オフィスステーションマイナンバー」は、金融機関並みのセキュリティシステムを備えており、外部からの不正アクセス等による情報漏えいを強固に防止いたします。

④マイナンバー取扱いに伴う委託契約のお願い　

　お客様からの依頼により雇用保険届出事務、健康保険・厚生年金保険届出事務、労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務、賃金計算事務等が発生した場合にマイナンバーを取り扱うことになりますので、当所で作成していますマイナンバーに関する事項を記載した特定個人情報委託契約の締結が必要です。